Het werk van een receptionist
Als receptionist ben je het eerste aanspreekpunt voor iedereen die een organisatie bezoekt of belt. Je heet gasten welkom aan de balie, vraagt naar de reden van hun komst en meldt hen netjes aan bij de juiste medewerker. Daarbij houd je het bezoekersregister bij en geef je bezoekerspassen uit. Naast het persoonlijke contact met gasten beheer je de telefooncentrale. Je beantwoordt vragen van externe contacten en verbindt telefoongesprekken vlot door met de juiste personen binnen het bedrijf.
Ondersteunende administratieve taken
Naast de baliewerkzaamheden voer je diverse administratieve taken uit om de organisatie te ondersteunen. Je beheert de agenda van vergaderruimtes via kantoorsoftware en zorgt dat afspraken soepel kunnen plaatsvinden. Daarnaast verwerk je de inkomende en uitgaande post en help je collega's met lichte kantoorwerkzaamheden. Omdat je verschillende taken combineert terwijl de telefoon rinkelt en bezoekers binnenlopen, zijn stressbestendigheid en discretie belangrijke eigenschappen voor dit werk.
Werkomgeving en arbeidsvoorwaarden
Receptionisten werken bij uiteenlopende organisaties. Veelvoorkomende werkgevers zijn zakelijke dienstverleners, zorginstellingen, ziekenhuizen, gemeenten en onderwijsinstellingen. Ook facilitaire dienstverleners die receptiediensten aanbieden hebben regelmatig plaats voor baliepersoneel. De werktijden bestaan doorgaans uit dagdiensten op werkdagen, in voltijd van 36 tot 40 uur per week of in deeltijd. Salarissen zijn bruto per jaar voor een voltijdbaan, inclusief vakantiegeld. Omdat je bezoekers fysiek opvangt aan de balie, is thuiswerken bij deze functie niet mogelijk.
Opleiding en loopbaan
Om te starten als receptionist kun je een mbo-opleiding Office assistent op niveau 2 volgen. Daarnaast kiezen veel werkgevers voor kandidaten die direct via een inwerktraject van enkele weken het vak leren. Een representatieve uitstraling en een goede beheersing van het Nederlands en Engels zijn doorslaggevend. Vanuit de receptiebalie kun je doorgroeien naar functies zoals senior receptionist, officemanager of facility manager. Ook een overstap naar hotelreceptie of de functie van doktersassistent behoort tot de mogelijkheden.