In het hedendaagse bedrijfsleven speelt de office manager vaak een cruciale rol in het soepel laten verlopen van de dagelijkse kantooractiviteiten. Maar wat houdt deze functie nu precies in?

Wat is een office manager?

Een office manager is verantwoordelijk voor het stroomlijnen van de dagelijkse operaties binnen een kantooromgeving. Deze rol vereist niet alleen uitstekende organisatorische vaardigheden, maar ook het vermogen om meerdere ballen tegelijk in de lucht te houden. Van het beheren van de administratieve taken tot het zorgen voor een productieve werkomgeving, de office manager is de lijm die alles en iedereen bij elkaar houdt. Maar wat zijn nu precies de taken die bij deze allesomvattende functie horen?

Verantwoordelijkheden en taken

Wat zijn de dagelijkse bezigheden van een office manager eigenlijk? Dit verschilt per bedrijf, maar over het algemeen zijn de volgende taken vaak onderdeel van dit werk.

Administratieve taken

Een groot deel van de rol van een office manager omvat het uitvoeren van diverse administratieve taken. Dit kan variëren van het beheren van agenda’s, het organiseren van vergaderingen, het verwerken van correspondentie, tot het bijhouden van kantoorvoorraden. Een efficiënte office manager zorgt ervoor dat alle administratieve processen soepel verlopen, waardoor het kantoor als een goed geoliede machine functioneert.

Facilitaire zaken

Naast administratieve taken, is een office manager vaak ook verantwoordelijk voor het beheer van de kantoorfaciliteiten. Dit houdt in dat hij of zij zorgt voor een veilige en prettige werkomgeving. Taken kunnen het coördineren van onderhouds- en reparatiewerkzaamheden omvatten, het beheren van de schoonmaakdiensten, een rolcontainer huren en deze rolcontainer legen, en ervoor zorgen dat alle veiligheidsvoorschriften worden nageleefd.

Personeelszaken

In veel organisaties speelt de office manager ook een rol in personeelszaken. Dit kan variëren van het onboarden van nieuwe medewerkers, het bijhouden van personeelsdossiers, tot het fungeren als eerste aanspreekpunt voor HR-gerelateerde vragen. Goede communicatievaardigheden en discretie zijn hierbij essentieel.

Financiële administratie

Hoewel niet altijd het geval, kan van een office manager ook worden verwacht dat hij of zij zich bezighoudt met enige vorm van financiële administratie. Denk hierbij aan het beheren van facturen, het verwerken van declaraties, en het assisteren bij budgetbeheer.

Eigenschappen die goed passen bij deze baan

Om succesvol te zijn als office manager, zijn er bepaalde eigenschappen die je goed van pas komen:

• Organisatorisch talent: Je moet in staat zijn om orde te scheppen in de chaos, prioriteiten te stellen en efficiënt te multitasken.
• Communicatieve vaardigheden: Sterke communicatieve vaardigheden zijn essentieel, zowel mondeling als schriftelijk, omdat je met verschillende stakeholders communiceert.
• Probleemoplossend vermogen: Je moet snel kunnen schakelen en creatieve oplossingen kunnen bedenken voor onverwachte uitdagingen.
• Flexibiliteit: De capaciteit om je aan te passen aan veranderende omstandigheden en verschillende persoonlijkheden is cruciaal.
• Leiderschapskwaliteiten: Hoewel je misschien niet direct een team leidt, vereist de rol leiderschapskwaliteiten zoals besluitvaardigheid en het vermogen om anderen te motiveren en te ondersteunen.

Van het beheren van de dagelijkse administratie tot het zorgen voor de facilitaire zaken en soms zelfs het ondersteunen bij personeelszaken en financiële administratie; de taken zijn divers en uitdagend. Maar met de juiste instelling en vaardigheden is het een buitengewoon lonende baan, waarin je echt het verschil kunt maken.